TUTORIAL
MAIL MERGE ( SURAT MASSAL ) MS WORD 2010
Mail merge adalah fasilitas
microsoft word 2010 yang dipergunakan untuk membuat sejumlah surat secara
bersamaan dimana surat akan dikirim atau dicetak dengan informasi penerima tiap
surat berbeda.
Komponen yang harus
dipersiapkan sebelum membuat mail merge adalah
a.
Surat induk ( master mail ) dengan format file
microsoft word
b.
Sumber data ( data source ) yang berisi data penerima
Berikut adalah cara untuk
membuat mail merge.
1.
Buatlah surat MASTER
seperti dibawah
 |
PT. MEGA SOLUTION
Jl.Kemerdekaan No. 17 Surakarta Telp. (021) 75758
|
Surakarta, 13
April 2013
No. :
Lamp :
Hal :
Undangan Rapat
Kepada Yth.
Bapak / Ibu
Dengan hormat,
Sehubungan akan tutup buku pada bulan juni 2013, kami
selaku pimpinan perusahaan memohon kehadiran bapak/ibu dalam acara rapat yang
akan dilaksanakan pada :
Hari :
Sabtu, 20 April 2013
Waktu :
Pukul 10.00 s.d selesai
Tempat :
Aula Serbaguna
Acara :
Persiapan dalam membuat laporan keuangan
Karena
pentingnya acara tersebut , kami mengharapkan Bapak/Ibu dapat hadir tepat
waktu.
Hormat Kami,
Eka fajar M.Msci
Direktur
|
2.
Klik menu MAILINGS->START MAIL MERGE , pilih jenis
mail merge letter seperti dibawah ini
Gb 1. Pilih jenis mail merge
3. Simpan dokumen
surat massal ini dengan nama file SURAT_MASSAL.docx pada lokasi D:\surat massal
Jika belum terdapat foldernya bisa dibuat terlebih
dahulu
4. Setelah jenis
dan master mail sudah dibuat, langkah selanjutnya adalah membuat master data
source yang berisi data penerima. Pertama klik MENU MAILINGS->SELECT RECIPIENTSpilih
TYPE NEW
LIST
Gb 2. Membuat data penerima
5. Kemudian tampil
area dimana kita akan memasukan data penerima, bila ada beberapa informasi dari
data penerima yang tidak dibutuhkan kita dapat menghapusnya melalui CUSTUMIZE
COLUMNS -> Delete
Gb 3 area data penerima Gb 4
menghapus kolom data penerima
Hapus semua kolom informasi penerima,kemudian klik ADDuntuk
menambahkan kolom data penerima yang baru seperti gambar berikut
Gb 5 menambah kolom data penerima Gb. 6 nama kolom penerima yang ditambahkan
6.
Tambahkan kolom data penerima yang dibutuhkan pada
master surat. Kita akan menambahkan informasi kolom data penerima surat yaitu
no_surat,nama_penerima,alamat,kota klik Ok jika sudah selesai.
Gb 7 Kolom data penerima surat
7.
Kita tambahkan data penerima surat dengan mengisi data
sesuai dengan kolom data penerima surat.
Untuk menghapus data kita bisa klik Delete Entrydan untuk menambah klik New Entry
Gb 8 memasukan data penerima surat
8.
Setelah data penerima telah selesai dimasukan langkah
selanjutnya adalah menyimpan data tersebut ke dalam folder yang 1 lokasi dengan
kita menyimpan file master surat yaitu di D:\surat
massal dengan nama file data penerima
Gb 9 simpan data penerima
9. Setelah data
penerima berhasil disimpan maka menu mail merge akan aktif , langkah selnjutnya
adalah menyisipkan kolom data penerima ke dalam master mail. Arahkan kursor ke
area dimana kolom informasi penerima surat disisipkan sesuai dengan master mail
a. Klik pada menu
insert merge field kemudian pilih kolom infomasi penerima yang akan dimasukan
contoh no_surat diletakan disebelah no surat pada master mail
Gb 10
menyisipkan data penerima
b. Seperti pada
gambar berikut :
Gb 11 hasil data
yang telah disisipkan
10. Setelah semua
selesai disisipkan informasi kolom data penerima pada master mail maka kita
bisa melihat hasilnya pada PREVIEW RESULTS atau kita bisa klik FINISH & MERGEuntuk melihat
hasil keseluruhan mail merge
Gb
12 melihat hasil mail merge
0 komentar:
Posting Komentar